営業事務のタスク管理の方法｜仕事が回る人がやっているコツ

営業事務はマルチタスクの連続なので、「あれもやらなきゃ…これもやらなきゃ…」ってなりますよね。

どんどん増えていくタスクを頭の中だけで管理するのは非常に大変です。

そこで、この記事では

を、実務レベルで解説します。

この記事を読めば、タスク管理で頭がいっぱいになることはもうありません。

タスクを頭の中で管理してはいけない理由

作業効率が落ちるから

タスク管理を頭の中でやってはいけません。

頭の中の容量には限界があります。

タスクを覚えておくために、頭の容量を使ってしまい作業することに集中できなくなってしまうからです。

作業に頭の容量をすべて使えるように、タスク管理は頭の外で管理しましょう。

やるべきことを忘れてしまうから

タスク管理を頭の中で行うと、やるべきことを忘れてしまいます。

営業事務は1日の予定を立てていても、次から次に仕事を頼まれてしまいます。

やるべきことがどんどん上書きされていくので、古い記憶は忘れてしまいがち。

仕事が増えても対応できるように、タスク管理は頭の中だけで行わないようにしましょう。

営業事務はエクセルでタスク管理表を作るのがおすすめ

タスク管理はエクセルでタスク管理表を作るのがおすすめです。

エクセルでタスク管理をするメリットは

具体的な方法は次で説明します。

タスク管理表をエクセルで作る方法【具体的な手順】

①やるべきことをすべて書き出す（見える化）

まずはやらなければならないことを全部書き出しましょう。

例としては

やるべき仕事を書き出すと

やるべきことが見えるので冷静になれる。

忘れていた仕事を思い出すきっかけになる。

といったメリットもあります。

優先順位は後で整理するので、まずはやるべき仕事を書き出しましょう。

②期限を入れる

仕事を書き出したら、終わらせるまでの期限を設けましょう。

③優先順位をつける

優先順位をつける判断基準は

で考えます。

緊急度 × 重要度で判断するのも１つの方法です。

下の画像を参考に仕事を振り分けてみましょう。

1. ①緊急度と重要度が高いため最優先でやるべき仕事です。
2. ②緊急度が高く、重要度が低い仕事は２番目に行います。
3. ③緊急度が低く、重要度が高い仕事は３番目に行います。
4. ④緊急度と重要度が低ければすぐにやる必要はありません。

①～④に仕事を振り分けて、①から順番に片付けていきましょう。

エクセルのタスク管理の活用方法【習慣化がカギ】

タスク管理表は時間を決めてチェックする

エクセルで作ったタスク管理表は、時間を決めてチェックしましょう。

タスク管理表を作っても、更新したり確認したりしなければ意味がありません。

時間を決めて、タスクに変化がないかチェックしましょう。

完了したタスクは履歴を残す

完了したタスクは、消さずに履歴に残しておきましょう。

履歴を見てみると、今年もやらなければいけなかったり、準備を始めておいた方がよかったりするタスクがあります。

来年の自分のためにも履歴を残しておきましょう。

すぐ終わる仕事はその場で終わらせる

5分以内の仕事は即処理しましょう。

タスク管理表に追加している時間の方がもったいないです。

５分以内に終わる仕事は管理するより終わらせた方が効率的です。

営業事務におすすめのタスク管理テンプレート

マイクロソフトが公開している無料のテンプレートで、タスク管理表に使えそうなものがあります。

参考にしてみてください。

無料のスケジュール テンプレート | Microsoft Excel

無料のガントチャート テンプレート | Microsoft Excel

まとめ｜営業事務のタスク管理は「外に出す」がすべて

こちらの記事では

を紹介しました。

タスクを頭の外で管理してしまえば、仕事を忘れてしまう恐怖から解放されます。

頭の容量を作業に全振りできるので効率もよいですね。

終わったタスクは、消してしまわずに来年の資料になるので残しておきましょう。

ぜひ、自分専用のタスク管理表を作ってみてください。