営業事務は電話が多くて仕事が進まない！今日からできる対策を解説

このように悩んでいませんか？

営業事務は、受発注や見積書作成、納期管理など、正確さと集中力が求められる仕事です。

しかし、電話対応が何度も入ることで作業が中断され、思うように仕事が進まないと感じている人は少なくありません。

電話対応自体は数分でも、元の作業に戻るまでに時間がかかり、ミスや残業が増えてしまうこともありました。

そこで今回は

を紹介します。

電話対応をゼロにすることは難しくても、仕事の進め方を少し工夫するだけで、業務の負担は大きく変えられます。

「電話に振り回されず、自分の仕事もきちんと終わらせたい」と考えている方は、ぜひ最後まで読んでみてください。

電話が多いと営業事務の仕事が進まなくなる理由

電話のたびに作業が中断される

営業事務の仕事は細かい確認や入力作業が多く集中力が必要です。

しかし電話が鳴るたびに手を止めるため、作業の流れが何度も途切れてしまいます。

例えば、

このような状態が続くと、仕事がなかなか進みません。

電話対応から元の仕事に戻るまで時間がかかる

電話が数分で終わったとしても、その後すぐに元の仕事へ戻れるとは限りません。

と思い出す時間が必要になります。

この時間が積み重なることで、実際の電話時間以上に業務時間を奪われてしまいます。

電話から新しい仕事が次々と発生する

営業事務の電話は、電話に出るだけでは終わらないことが多いです。

例えば、

など、新しい仕事が発生します。

電話を受けるたびにタスクが増えるため、自分が予定していた仕事がどんどん後回しになってしまいます。

急ぎの対応を優先して自分の仕事が後回しになる

電話では営業担当や取引先から「急ぎでお願いします」と依頼されることも多いでしょう。

そのたびに優先順位を変更していると、自分が今日終わらせる予定だった仕事が残ってしまいます。

結果として、残業や翌日に持ち越す仕事が増えてしまいます。

電話が多すぎる営業事務に起こりやすい問題

電話対応が続くと、仕事が進まないだけではなく、さまざまな問題が起こります。

仕事が終わらず残業が増える

勤務時間中は電話対応に追われ、本来の事務作業は電話が落ち着いてから始めることになります。

その結果、定時になっても仕事が終わらず、残業が増えてしまいます。

入力ミスや確認漏れが増える

何度も作業を中断すると、

などが起こりやすくなります。

営業事務は小さなミスでも大きなトラブルにつながるため、注意が必要です。

やるべき仕事を忘れてしまう

電話中に新しい依頼を受けると、元々やっていた仕事を忘れてしまうことがあります。

と後から思い出すケースも珍しくありません。

常に電話を気にして集中できなくなる

電話がいつ鳴るか分からない環境では、集中力が続きません。

という意識があるだけで、仕事の効率は下がってしまいます。

電話が多くても仕事を進めるための対策

電話を完全になくすことは難しいですが、仕事が止まりにくい環境を作ることはできます。

電話をとる前に「次にやること」だけすぐメモする

電話をとるまえに、電話が終わった後にやることを一言だけ書き残しましょう。

例えば、

/

などです。

これだけでも、作業へ戻る時間を短縮できます。

中断された仕事がすぐ分かる状態にしておく

ふせんやタスク管理ツール、チェックリストなどを活用し、現在の作業状況を見える化しましょう。

途中で中断されても、すぐに続きを始められます。

電話から発生した仕事をその場ですべて処理しない

電話が終わるたびに、その依頼を最後まで処理していると、自分の予定が崩れてしまいます。

緊急性が低い仕事は一度タスクとして整理し、優先順位を付けて対応することが大切です。

電話が多いときは中断されてもいい仕事を片付ける

例えば、

などは集中して行いたい仕事です。

一方で、

などは中断されても再開しやすい仕事です。

仕事内容を分けて進めるだけでも、効率は大きく変わります。

よくある問い合わせへの対応をテンプレート化する

同じような問い合わせが多い場合は、回答や確認事項をテンプレート化しておくと対応時間を短縮できます。

自分だけでなく、チーム全体の業務効率向上にもつながります。

自分で対応しなくてもいい電話は営業担当へ戻す

営業担当しか回答できない内容まで営業事務が抱える必要はありません。

取次ぎだけで済むものは営業担当へ引き継ぐなど、役割分担を見直すことも大切です。

自分だけの工夫では電話問題を解決できない場合

努力だけでは改善できないケースもあります。

その時は、自分以外の人への働きがけが必要になってきます。

電話対応が特定の人に偏っていないか確認する

電話対応が一人に集中している場合は、チーム全体で分担できないか相談してみましょう。

営業担当との役割分担を見直す

電話の内容によっては、営業担当が直接対応した方が早いケースもあります。

「自分が対応するべき電話なのか」を明確にし、まわせるものは営業担当にまわしましょう。

電話でなくてもいい問い合わせを減らす

社内チャットやメールで済む内容まで電話になっていないか確認しましょう。

連絡手段を見直すだけで、電話の本数が減ることもあります。

上司に相談するときは「電話が多い」ではなく業務への影響を伝える

「電話が多くて大変です」だけでは改善につながりにくいものです。

例えば、

など、電話が多いことで受ける具体的な影響を伝えることで改善策を検討してもらいやすくなります。

それでも電話が多くて仕事が進まないなら

自分の能力ではなく職場の仕組みに問題がある可能性もある

どれだけ工夫しても改善しない場合は、個人ではなく職場の運用に原因があるかもしれません。

電話対応のルールや人員配置に問題がある場合は、一人の努力だけでは解決できません。

改善されないなら働き方や職場を変えることも考える

業界や会社によって電話対応の量は大きく異なります。

改善を提案しても変わらず、毎日残業や強いストレスが続くようであれば、電話対応が少ない職場への転職も選択肢の一つです。

無理を続けるよりも、自分が働きやすい環境を選ぶことも大切です。

まとめ｜電話を減らすだけでなく「中断されても仕事が回る仕組み」を作ろう

営業事務にとって電話対応は避けられない仕事です。

しかし、電話が多いからといって仕事が進まない状態をそのまま受け入れる必要はありません。

まずは、

といった工夫から始めてみましょう。

それでも改善されない場合は、個人の問題ではなく職場の仕組みに原因がある可能性があります。

「電話を減らす」ことだけではなく、「電話があっても仕事が止まらない仕組み」を作ることが、営業事務として長く働くためのポイントです。