今日やる仕事がなくて困っている。
上司が仕事をふってくれない。
新しい仕事を教えてくれる余裕がないらしい。
営業事務の仕事が暇なときこのように悩んでいませんか？
営業事務の仕事は忙しい時と暇な時の差が激しいですよね。
「暇なんだからボーっとしとこう。」
と思ってもなかなか日がたちません。
そこで今回は、営業事務歴10年の僕が営業事務が暇なときにやっておくべき仕事12選を紹介します。
暇なときにやる仕事はこんな感じ
- リスト・マニュアルや資料を作成する
- パソコンスキルを磨く
- 消耗品の在庫確認と発注
この他にもいろいろありますので、ぜひ最後まで読んで実践してみてください。
まずは簡単ですぐにできるものから紹介します。
これから紹介する仕事をする前に上司や先輩、まわりの社員に「なにかできることはありますか？」と声をかけましょう。
まわりからもらえる仕事がある時はそちらを優先してください。
電話のメモづくり
まずは電話をとる際に必要なメモを作っておきましょう。
あきらメモ用紙はいくらあってもいいですからね。
使用済みの紙の裏面を使います。
適当な大きさに切ってデスクのまわりに置きましょう。
おすそ分けすると喜ばれますよ。
身の回りの掃除
パソコンの周りはホコリがたまりやすいので掃除しましょう。
キーボードの間にもゴミがたまることがありますので取り除いてください。
ただあまりにも大がかりな掃除をするとまわりの迷惑になるので注意が必要です。
身の回りの整理整頓
効率的な仕事をするためにはデスクのまわりが整理整頓されている必要があります。
- 紙で保管している資料はスキャンしてPDF化しておく
- 書類はファイリングする。
- 何の資料なのか一目でわかるようにする。
- 不要な書類はシュレッダーにかける。
また、パソコン内のデータも整理整頓が必要です。
不要なデータは削除し、必要なデータはフォルダごとに分けておきましょう。
あきらデスクまわりがすっきりとしていると仕事がはかどります。
単語登録
パソコンでよく打ち込む言葉は「単語登録」しておきましょう。
特に１回で変換されない言葉や業界用語を登録しておくとよいです。
あきら登録しておくことで入力するスピードがUPして仕事がはかどります。
タイピングの練習
営業事務の仕事ではパソコンを必ず使います。
キーボードを見ずに画面を見ながら入力する「ブラインドタッチ」は必須級のスキルです。
タイピングが苦手な人は暇なときに練習しておきましょう。
あきら無料のタイピングソフトはたくさんありますが、仕事中に使うのはちょっと気が引けますよね。
社内の資料を見ながら同じ内容を打ち込むだけでも十分な練習になります。
まわりからも仕事している風に見えるので気兼ねなく練習できますね。
消耗品の補充や発注
コピー機やプリンターの紙を補充して回ると良いでしょう。
また、補充している中で少なくなってきている消耗品は発注するなり、担当者に報告するなどしましょう。
「あとどれくらい商品の在庫があるか。」
こちらも確認しておくとよいですね。
マニュアル作り
教えてもらったことは自分でマニュアルを作ると早く仕事を覚えられます。
あきらマニュアルを作っている間にわからないことがあったら、自分が理解していない証拠ですね。
マニュアルを作れば次に同じ仕事を覚える人のためにもなりますし指導もしやすくなります。
「どうやったらわかりやすいか」を追求して作ると良いものができると思います。
エクセルの勉強
営業事務の仕事でエクセルは使う頻度の高いソフトウェアです。
具体的になにを勉強するかというと
- グラフ作成の方法
- ショートカットキー
- 関数
- マクロ
などがあります。
エクセルをもっと扱えるようになりたい！という人はこちらの記事を参考にされて下さい。
自分たちが販売している商品やサービスについて学ぶ
商品の紹介は営業の仕事です。
しかし、自分たちが販売している商品やサービスについて学んでおいて損はありません。
- カタログを見る
- 詳しい人に教えてもらう
- 仕入先に聞いてみる
など知識をつけておきましょう。
忙しい時期への対策
忙しい時に「なぜ忙しいのか」「用意しておけば楽になるものはないか。」考えておきましょう。
思いついてもすぐに忘れてしまうので「メモをする」などアイデアをためておけるようにしておいてください。
資格取得の勉強
営業事務の仕事に役立つ資格はいくつかあります。
以下は、営業事務において持っておくと有利な資格です。
1. 日商簿記
会計の基礎知識を持っていることは、経理や請求業務に役立ちます。
特に、営業事務では請求書の作成や支払い処理など、数字を扱う業務が多いため、簿記の知識は大変有用です。
2. MOS（Microsoft Office Specialist）
ExcelやWord、PowerPointなど、Microsoft Office製品の操作スキルを証明する資格です。
営業事務では、データの管理や資料作成が多いため、これらのソフトウェアを効率的に使えることが求められます。
3. 秘書検定
ビジネスマナーやコミュニケーション能力を証明する資格です。
営業事務でも役立つ場面が多く、特に社内外との調整や連絡業務を行う際に有利です。
4. 販売士
販売やマーケティングの基本知識を学ぶことができる資格で、営業事務でも商品やサービスの販売に関連する業務に役立ちます。
5. 宅地建物取引士（宅建）
不動産関連の営業事務の場合、宅建の資格を持っていると非常に有利です。不動産取引に必要な知識を持っていることを証明できます。
6. ビジネス実務法務検定
法務関連の知識を持っていることを証明する資格で、契約書の作成や法的な文書の取り扱いに役立ちます。
7. TOEIC/TOEFL
英語力を示す資格で、特に国際的な取引や外資系企業の営業事務では重要です。
これらの資格を持っていると、営業事務職での業務効率を上げるだけでなく、キャリアアップにもつながるでしょう。あなたの具体的なキャリア目標や業務内容に合わせて、適切な資格を選ぶと良いでしょう。
暇な時こそ忙しくするべし
今回は営業事務が暇なときにやっておくべき仕事11選を解説しました。
意外と暇なときでもやれることは多くあります。
疲れている時は少し休むのも手ですが、何もしない時間は苦痛ですよね。
どうせならまわりの人間、これからの自分に役立つ時間にしたいものです。
暇な時こそ仕事を見つけて忙しくしましょう。
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