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「毎日必死に仕事をしているのに、なぜか自分だけ仕事が遅い気がする…」 「周りの人はスムーズにこなしているのに、自分だけ要領が悪いのでは…」
営業事務の仕事をしていると、そんな風に悩む瞬間があるのではないでしょうか？
営業事務は、表には見えにくい細かい作業や突発的な依頼が多く、効率よくこなすにはコツが必要です。
この記事では、未経験から営業事務を経験した筆者が実践して効果のあった「仕事が早くなる7つの仕事術」をご紹介します。明日から使える具体的な工夫ばかりなので、ぜひ参考にしてみてください。
なぜ営業事務は「仕事が遅い」と感じやすいのか
営業事務の仕事は、単にスピードだけでは評価できない複雑さがあります。
● 突発的なタスクが多い
営業からの急な依頼、上司からの修正指示、クライアントからの連絡対応など、スケジュール通りに進まないことが多々あります。
● 優先順位が見えにくい
タスクが多岐にわたり、「どれから手をつけるべきか」が分からなくなることで、手が止まってしまうことがあります。
● ミスを恐れて慎重になりすぎる
事務職は「正確さ」が求められるため、確認に時間をかけすぎてしまい、結果的に作業が遅くなってしまうことも。
こうした要因が重なって、「自分だけ遅いのでは…」と悩んでしまうのです。
仕事が早くなる営業事務の7つの効率化術
① 朝一番に「やることリスト」を3つだけ決める
業務開始前に、「今日絶対にやるべきこと」を3つだけ書き出してみましょう。リストが長すぎると集中力が分散しがちですが、3つに絞ることで自然と優先順位も明確になり、迷わず手が動きます。
② エクセルのテンプレート化・ショートカット活用
毎回一から資料や表を作っていませんか？ 同じ形式のものはテンプレート化して保存しておきましょう。また、エクセルのショートカット（Ctrl+C、Ctrl+Zなど）を積極的に使うと、数秒〜数分の時短が積み重なります。
③ 同じ作業はまとめて処理（バッチ処理）
たとえば、「伝票処理は午前中にまとめて」「問い合わせ返信は14時〜15時に集中して対応」など、似た作業は時間帯を決めて一気にこなすと、集中力が続きやすく効率が上がります。
④ 社内問い合わせは先回りメモで時短
営業や上司からよく聞かれる内容があれば、それを先にメモにまとめておきましょう。マニュアル化・資料化しておくことで、何度も同じ説明をする時間を削減できます。
⑤ ダブルチェックは“仕組み化”して自分を責めない
仕事が遅くなる原因の一つが「確認作業で立ち止まる」こと。 あらかじめチェックリストを作り、それに沿って確認するようにすれば、確認ミスも減り、精神的な安心感も生まれます。
⑥ わからないことは「10分調べてわからなければ聞く」ルール
「調べてもわからない…でも聞きづらい…」と悩む時間が、実は最も無駄です。10分調べて解決しなければ、すぐに聞く。こう決めておくことで無駄な停滞を防げます。
⑦ 昼〜夕方は“考えない作業”を優先
午前中の集中力が高いうちに、頭を使う作業（資料作成・分析など）を終わらせましょう。午後は、ルーチン作業やチェック業務など“流れ作業”に回すことで、効率よく1日を回せます。
それでも「遅い」と言われたら？考えてほしい3つのこと
1. 自分にだけ業務が偏っていないか
「仕事が遅い」と言われる裏に、単純にタスクが集中しすぎているケースもあります。業務量や割り振りを見直し、上司に相談するのも一つの方法です。
2. 仕事の評価軸が「スピード」だけになっていないか
丁寧な仕事、正確な処理、報連相の徹底など、スピード以外の評価ポイントも存在します。焦って雑になるよりも、あなたの「正確さ」が評価されている可能性を見逃さないでください。
3. 「遅くても丁寧」な仕事は信頼されている
スピードより「安心感」を重視する上司や営業担当も多くいます。あなたの丁寧さや真面目さは、きっと誰かの信頼につながっているはずです。
今日からできる一歩で、「仕事が早い人」になれる
営業事務は、努力が見えづらく、悩みを抱えやすい仕事です。 でも、仕事術や工夫次第で、少しずつ「仕事が早い人」になっていくことは可能です。
今回ご紹介した7つの仕事術のうち、まずは1つだけでも構いません。今日から、自分のペースで取り入れてみてください。
あなたの努力は、きっと周囲に伝わります。そして何より、自分自身がラクになります。
焦らず、比べず、着実に。一歩ずつ進んでいきましょう。
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