営業事務が忙しすぎる理由と対策を徹底解説

今日もまた残業か…

こんな風に悩んでいませんか？

仕事に慣れないうちは、なかなか思い通りに仕事が進まず

「忙しすぎてやってられないよ！」となってしまいがちです。

そこでこちらの記事では私の10年の営業事務の経験から

を紹介しています。

この記事を読んで対策を実行すれば、仕事の効率が上がり定時退社も夢ではありません。

ぜひ最後まで読んで実践してくださいね。

営業事務が忙しすぎる理由

営業事務が忙しすぎる理由は

です。

ミスをすると仕事が増えてしまい忙しい

事務処理でミスをしてしまうと、対応する時間がかかってしまいます。

例えば商品の発注ミスが起こると

これだけの労力がかかります。

事務処理でミスをすることで対応する時間が必要となり、ほかの仕事が滞って忙しくなってしまいます。

事務処理でミスをしないためには

事務処理でミスをしないためには「具体的」な対策が必要です。

「気をつける」だけではミスはなくなりません。

先ほどの発注ミスを例にとると

などの具体的な対策をとりましょう。

ひと手間かかりますが、発注ミスをして対応する時間に比べれば大した時間ではありません。

発注ミスで対応する時間を作らないように、ミスを防いでいきましょう。

営業や顧客に合わせて動く必要があるので忙しい

営業事務は「営業」や「お客様」に合わせて動く必要があります。

営業やお客様から一言「これをやってほしい。」と言われれば対応しなければいけません。

特に急ぎの内容だと今取りかかっている仕事をとめてでも対応する必要があります。

すると予定していた仕事に取り掛かることができません。

よって、仕事がたまってしまい忙しいと感じてしまうのです。

対策①営業とお客様が動いていない時間に仕事を片付ける

対策として営業とお客様が動いていない時間に仕事を片付けましょう。

具体的には「朝」がオススメ。

営業とお客様が活動していない朝の時間帯であれば、仕事が増えることはありません。

サクサクと仕事をこなすことができます。

少し早めに出勤して仕事を片づけてしまいましょう。

対策②今日やる仕事はリスト化しておく

急な仕事を片付けた後は「あれ？後はなにやるんだっけ・・・？」となってしまいがちです。

やることを忘れないように今日やる仕事はリスト化しておくようにしましょう。

やらなければいけない仕事を忘れたときはリストを見返せば良いです。

また、やることリストを記録しておけば、「去年のこの時期なにやってたっけ？」と思い出すための備忘録になります。

今日やることリストを作っておきましょう。

事務処理を効率的に行う方法

エクセルで効率化

まず、Excel（エクセル）とは、Microsoft社が開発・提供している表計算ソフトウェアです。

エクセルを使った事務処理の効率化には以下のようなものがあります。

などです。

すでにエクセルを使っている方も

などでさらに効率化できます。

仕事ができる営業事務の先輩に聞く

営業事務の仕事をしていると、「この仕事なんかやりにくいなぁ。」と思うことがあるでしょう。

そんな時は営業事務の先輩に聞いてください。

このようにしましょう。

実際にやっているところを見聞きすることが大事です。

また、学んだことは実践しなければ意味はありません。

自分でやってみるのが大事です。

細かい仕事はさっさと片づける

例えば、とりかかって１～５分で片付く仕事はさっさと終わらせてしまいましょう。

「あれをしなきゃ」と考える時間がもったいないです。

「やらなければならない。」と頭の片隅に残しておくのも疲れてしまいます。

しまいには、「忘れてた」となってしまいます。

すぐに終わる仕事はいきおいにまかせて終わらせてしまいましょう。

営業事務の忙しすぎるは改善できる

こちらの記事では

を紹介しました。

営業事務をはじめたてならば仕事に慣れるまで忙しいでしょう。

しかし、慣れてくれば自分で仕事をコントロールできるようになります。

「どうしたら仕事がスムーズに終わるか。」を常に考えましょう。

「効率化」が営業事務の課題の１つです。

ぜひ、がんばってくださいね。