「また単純なミスをしてしまった…」
「あれするの忘れてたどうしよう。ミスった・・・」
こんなふうに悩んでいませんか？
営業事務は、数字・納期・お客様対応など、ミスが許されにくい仕事です。
そのため、1つのミスで大きく落ち込んでしまう人も多いと思います。
あきら僕も営業事務として10年働く中で、何度もミスをしてきました。
その経験から分かったのは、ミスは「気合い」ではなく仕組みで減らせるということです。
この記事では、
- よくある営業事務のミス
- ミスを減らす具体的な方法
- ミスをしたときの対処法
を実体験ベースで解説します。
結論として、営業事務のミスは正しいやり方を知れば確実に減らせます。
ぜひ参考にしてみてください。
よくある営業事務のミスとは？
まずは、営業事務でよくあるミスを整理していきます。
「こんなミスをするのは自分だけじゃない」と分かるだけでも、気持ちはかなり楽になりますよ。
数字の間違い
営業事務で最も多く、影響が大きいのが数字のミスです。
- 受発注数の入力ミス
- 請求金額の入力ミス
あきらちゃんと見たのに間違ってる…これは本当によくありますよね
営業事務の仕事に数字は深くかかわっています。
少しのズレでもトラブルに直結するのが数字のこわいところです。
対応漏れ（連絡・処理忘れ）
もう1つ多いのが「やるべきことをやっていなかった」というミスです。
- 営業への伝達漏れ
- 依頼されていたことを忘れてやっていない
- 商品の発注漏れ
これは自分の能力の問題というより、仕事の仕組みに不具合があって起こるケースがほとんどです。
仕事の仕組みを変えるだけで驚くほどミスを減らすことができます。
ミスを起こさないための具体的な方法
ここからは、僕が実際にやって効果があった方法を紹介します。
すぐに実践できるものばかりですのですぐに実行してみてください。
数字のチェックは時間をおいてから行う
見積書や請求書など数字がかかわるものは、作ってすぐにチェックしてもミスを見つけるのは難しいです。
なぜなら「自分はちゃんと作った」という意識が働いてしまい、脳が「正しい」と思い込んでしまうからです。
数字のチェックは一度作業を終えたら、10分ほど時間をおいてから行うようにしましょう。
それだけで、見落としに気づきやすくなります。
数字の計算は電卓よりもエクセルを使う
電卓は入力途中の数字が間違っていると最終的な数字が間違ってしまいます。
しかし、エクセルを使って計算すると
- 数字の入力間違いが一目でわかるので計算ミスを防げる
- 入力ミスがないか後から見返せる
この２つのメリットがあるため、電卓よりもエクセルを使うのがおすすめです。
ミスするポイントを踏まえてチェックリストを作る
不思議なもので気を付けていても同じミスを繰り返してしまうものです。
人それぞれにミスの傾向は違ったものになります。
だからこそ、対策も仕組み化することができます。
- ミスが起きたときに内容を記録する
- 記録から自分のミスの傾向を調べる
- 傾向をもとにチェックする時のチェックリストを作る
自分専用の最強のチェックリストを作ってミスを繰り返さないようにしましょう。
仕事のルーティンを決める
毎日仕事のルーティンがバラバラだと処理を忘れてしまうことが多いです。
毎日のルーティンを決めておくことで、「何か忘れている気がする。」と違和感が出ます。
そこで処理忘れを思い出すことができるので、毎日決まった流れで仕事をするのがおススメです！
8：30 出勤 メールチェック １日のタスクチェック
9：00 朝礼 業務開始
10：00 注文書の送付
11：00 見積書などの書類作成
12：00 休憩
13：00 資料作成
14：00 注文書の送付
15：00 休憩
16：00 在庫管理
17：00 やり忘れたことがないかチェック 明日の準備
18：00 退勤
すぐできることを後回しにしない
「急がないからあとでやろう」
は、ほぼ確実に忘れます。
特に営業事務は細かい業務が多いため、すぐできることはその場で終わらせることが重要です。
あきらやらなければならないことを覚えておくのも頭の容量を使いますので、すぐ終わるものは片づけてしまいましょう。
机上の整理整頓をしておく
仕事をする環境もミスに大きく影響します。
僕の場合、書類を横にして積み重ねていることが多く、次々と上に書類を重ねてしまって処理を忘れてしまったことが多くありました。
- 書類は立てて保管する
- 紙で残さずスキャンしてデータ管理する
デスクの整理整頓をしておくだけでも、処理漏れをかなり防ぐことができます。
今日1日でやることを決めておく
タスクを明確にすることで、処理の漏れを防げます。
- エクセルでタスク管理表を作る
- 今日１日でやることを入力しておく
- 1週間後、1ヶ月後の予定も入力
- １日のうちでタスク管理表を見返す時間を作る
- 帰る前に翌日のタスクを整理する
ここまでできると、処理漏れは大幅に減ります。
あきら僕の場合、「昨年のこの時期何してたっけ？」と思い返すときにタスク管理表を見るようにしています。
タスク管理表で記録を残しておく価値はありますよ。
エクセルでなくても、無料で使えるグーグルのスプレッドシートでも作れます。
ミスが起こってしまった時の対処法
どれだけ対策しても、ミスをゼロにすることはできません。
大切なのは、ミスを起こしてしまった時の対応です。
速やかに上司や関係者へ報告する
自分以外に影響があるミスは、すぐに関係者へ報告しましょう。
ミスは隠しても必ずバレますし、早く報告した方が被害は小さくなります。
報告の際は、以下を意識すると評価が下がりにくいです。
- 結論：どんなミスをしたのか
- 経緯：なぜ起きたのか
- 対策：再発防止策
ここまでセットで伝えられると、信頼はむしろ上がります。
具体的な対策をとったらミスしたことを忘れる！
ミスをしたあとに引きずる人は多いです。
ですが、いつまでも引きずって自分を責める必要はありません。
- 「気を付ける」ではなく具体的な対策をとる
- 仕事の仕組みに落とし込む
- 同じミスを繰り返さないと心に決める。
ここまでできたら、あとは切り替えることが大切です。
誰でもミスはします。
むしろ、引きずることで次のミスにつながる方が問題です。
あきら「反省は必要。でも、引きずる必要はありません」
【まとめ】営業事務のミスは仕組み化して防ぐ
この記事では
- よくある営業事務のミス
- ミスを減らす具体的な方法
- ミスしたときの対処法
を紹介しました。
営業事務のミスは、誰でも経験するものです。
そしてその多くは、仕組みで防ぐことができます。
- ミスの原因を知る
- 対策を仕組みにする
- 同じミスを繰り返さない
この3つを意識するだけで、ミスは確実に減ります。
正しいやり方を知っているかどうか、それだけです。
この記事の内容をぜひ今日から1つでも取り入れてみてください。
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