仕事でミスが続いてしまうと
自分は営業事務に向いていないのではないか。。。
と弱気になってしまいますよね。
- 営業事務を続けたいけれど、このままでいいのだろうか？
- 他に自分に合った仕事があるのではないか？
と悩んでいませんか？
私は営業事務として働いて10年以上がたちました。
自分にとって営業事務の仕事はかならずしも「向いている仕事」とは言えません。
しかし、仕事１つ１つを工夫することで長く続けてくることができました。
そこで、こちらの記事では
- 営業事務が向いていない人の特徴
- 私が実践してきた仕事の工夫
を紹介します。
あわせて「自分に向いている仕事の探し方」も調べましたので参考にされて下さい。
この記事を読み終わるころには、自分がどうしていくべきかがわかります。
ぜひ、最後まで読んで実践してみてください。
営業事務に向いていない人の特徴
営業事務に向いていない人の特徴は
- 人とのコミュニケーションが苦手
- 仕事の管理ができない
- パソコン操作が苦手
- 数字に苦手意識がある
この４つです。
人とのコミュニケーションが苦手
人とのコミュニケーションが苦手な人は営業事務には向いていません。
営業事務は社外の人からの電話を受けたり、営業と打ち合わせて資料を作ったりと人と関わることを避けられないからです。
- 1人で黙々と働きたい人
- チームで働くのが嫌いな人
- 自分のペースで仕事をしたい人
このような人には向いていない仕事と言えます。
仕事の管理ができない
仕事の管理ができないと営業事務には向いていません。
営業事務は
- 電話応対
- データ入力
- 資料作成
- 来客の対応
など複数の仕事をこなさなければいけません。
さらには急な仕事の依頼には臨機応変に対応する必要がでてきます。
やみくもに仕事をしていると
仕事の期限を忘れていた。どうしよう・・・
なんてことはよくあることです。
仕事の優先順位をかんがえながら複数の仕事をこなせない人は営業事務には向いていないでしょう。
パソコン操作が苦手な人
営業事務は
- 書類を作る。
- データを入力する。
など、ほとんどの仕事をパソコンで行います。
パソコンを長時間にわたって操作できなかったり、体を動かしたくなったりする人に営業事務の仕事は苦痛だと言えます。
長時間座ったままパソコン操作ができない人は営業事務には向いていません。
数字に苦手意識がある人
数字に苦手意識のある人は営業事務に向いていません。
営業事務の仕事には
- 請求書の作成
- 売上金額や売上個数の計算
など細かい数字を扱うことが多いです。
数字に苦手意識がある人には向いていない仕事だと言えます。
私が実践してきた仕事の工夫
営業事務に向いていない人の特徴を紹介しました。
どれも自分にあてはまるから営業事務の仕事は辞めてしまおうか。
と思いませんでしたか？
実は営業事務の仕事はルーティーンワークなので慣れてしまえば続けられる仕事です。
細かい数字もパソコン操作も慣れてしまえばどうってことはありません。
仕事のやり方や自分の行動、習慣を変えれば向いていなくても営業事務の仕事は十分できます。
ここからは営業事務の仕事が少し楽になる方法を紹介します。
私の営業事務人生で実際にやってきたものなので参考になると思います。
退勤時に明日一日で終わらせる仕事を書き出しておく
退勤する前に明日の仕事を書き出しておくと次の日すぐにとりかかれます。
当日になって「あれ？なにやっておくんだっけ？」と思い返すだけで朝の貴重な時間をとられてしまいます。
私はエクセルで「やることリスト」を作って毎日仕事を書き出していますよ。
頭でやることを覚えていてもすぐに忘れてしまいますし、記憶に留めておくだけで頭の容量を使ってしまうので疲れてしまいます。
一方、やっておくべき仕事は書き出しておけば一目見るだけでわかります。
無駄な時間を作らないため、楽をするためにも今日やるべきことは前日に書き出しておきましょう。
仕事に優先順位をつける
目に見える仕事をかたっぱしから片づけていると
- 期日があった仕事を忘れていた。
- 急がない仕事を先にしてしまって残業するハメになった。
こんなことになってしまいます。
期限のある仕事を忘れないためにも、仕事には「重要度」と「緊急度」をつけましょう。
具体的には仕事を以下の表にあてはめていきます。
- 緊急度と重要度が高いため最優先でやるべき仕事です。
- 緊急度が高く、重要度が低い仕事は２番目に行います。
- 緊急度が低く、重要度が高い仕事は３番目に行います。
- 緊急度と重要度が低ければすぐにやる必要はありません。
このように仕事をふりわけてしまえば、どれから仕事を取り組めばよいのかがはっきりわかります。
効率的に仕事を行うためにも、仕事の緊急度、重要度を決めて取り組みましょう。
済んだ仕事は記録をとっておく
済んだ仕事は記録を取っておくと後々良いことがあります。
例えば、
この記録をとっておいて、次の年に見返すと
「去年は□□の売上数を出したからAさんに確認しておこう。」
と先回りすることができます。
先回りすることで営業からの評価も上がりますし、忙しい時に資料作りを頼まれなくて済みます。
済んだ仕事は記録をとっておくと来年につながる資料になります。
済んだ仕事は管理できるシートを作ってみましょう。
すぐに終わる仕事はためずにすぐやる
すぐに終わる仕事はためずにやってしまいましょう。
すぐに終わるようであれば考えるよりやってしまった方が早いです。
例えば、「不在にしている〇〇さんに伝言を伝えなければいけない。」という状況。
〇〇さんが帰ってくるまで待つよりも
- 急ぎならば電話で伝える
- 急がなければメモを残す
メモの場合、〇〇さんが帰ってきたタイミングで口頭で伝えるとさらに良いですね。
細かい仕事ほど、すぐに終わらせてしまいましょう。
ミスが起きたときは原因をつきとめ対策を練る
ミスをしてしまったら同じミスを今後しないことが一番大事です。
そのためにはミスの原因を見つけ具体的な対策を取りましょう。
たとえば「書類の数字が間違っていた。」のであれば
- 誰かに書類のチェックをしてもらう。
- 時間をおいて自分でチェックを行う。
などの対策をとってください。
「気をつける」だけでなく「具体的にどうするのか。」考えて対策をとりましょう。
ミスが起こったら同じミスを繰り返さないように、原因をつきとめ具体的な対策をとってください。
エクセルの腕を磨く
営業事務として働いていくためにはエクセルのスキルを磨いていきましょう。
エクセルは売上データの分析やグラフなど資料の作成に使います。
営業事務にとって必要不可欠なツールと言えるでしょう。
実際、自分の営業事務人生においてエクセルが一番役に立つツールでありスキルでした。
エクセルを学ぶことでまわりと差をつけることができます。
仮に営業事務の仕事に向いていなくてもエクセルでのデータ分析や資料作りが得意になれば、そちらの作業をまかされるようになるでしょう。
営業事務で働くからにはエクセルを学んでおいて損することはありません。
エクセルについて学びたい人はこちらの記事を参考にしてください。
営業事務が向いていないので辞めたい時はどうするべきか
営業事務が向いていない場合は、自分に向いている仕事を探しましょう。
具体的な方法としては、「適職診断」を受けるのが良いです。
適職診断はあなたに合った職業や働き方を提案してくれる診断ツールです。
いくつかの質問に答えていくだけであなたの性格や興味、能力、価値観を分析。
分析した結果であなたにあった職業や働き方を教えてくれます。
適職診断は転職サイトで無料で提供されているサービスです。
代表的なものを５つ紹介します。
ミイダス「コンピテンシー診断」
マイナビ「ジョブリシャス診断」
リクナビＮＥＸＴ「グッドポイント診断」
ｄｏｄａ「転職タイプ診断」
求人ボックス「適職診断」
「自分にあった仕事がしたい」
「自分はなにが向いているのだろう」
と悩んでいるなら適職診断を受けてみましょう。
営業事務は向いていなくてもやっていける
こちらの記事では
- 営業事務が向いていない人の特徴
- 私が実践してきた仕事の工夫
- 自分に向いている仕事の探し方
を紹介しました。
営業事務に向いていない人の特徴は
- 人とのコミュニケーションが苦手
- 仕事の管理ができない
- パソコン操作が苦手
- 数字に苦手意識がある
しかし、営業事務は向いていなくても経験を積んで仕事の工夫をしていけば続けていける仕事です。
- 仕事に優先順位をつける
- やった仕事は記録をとっておく
- すぐに終わる仕事はためずにすぐやる
- ミスが起きたときは原因をつきとめ対策を練る
- エクセルの腕を磨く
どれか１つでも実践してもらえたら嬉しいです。
自分に向いてる仕事がしたければ「適職診断」を受けて自分に向いている仕事を探しましょう。
- ミイダス「コンピテンシー診断」
- マイナビ「ジョブリシャス診断」
- リクナビＮＥＸＴ「グッドポイント診断」
- ｄｏｄａ「転職タイプ診断」
- 求人ボックス「適職診断」
「向いていないのではないか」と悩んで立ち止まるよりもどんな形であれ、あなたが前向きにすすめるように応援しています。
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